介護施設の事務員必見！面会時の連絡、徹底すべき？多忙な現場と事務の連携を円滑にする方法
介護施設の事務員必見！面会時の連絡、徹底すべき？多忙な現場と事務の連携を円滑にする方法
この記事では、介護施設の事務員として働くあなたが抱える、面会時の連絡に関する悩みと、多忙な現場との連携を円滑にするための具体的な方法を解説します。
日々の業務で多忙を極める中、面会時の連絡について「どこまで徹底すべきか」「本当に必要なのか」と疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。
この記事を読めば、あなたの施設に合った最適な対応策を見つけ、業務効率化と入居者様の安全確保を両立するためのヒントが得られるでしょう。
はじめまして、介護施設の事務で働く者です。疑問がわいたので質問させてください。
介護施設（入居・短期入居）で家族さんなどの面会が来た場合、その入居者さんの居る現場（ユニットならユニット）へ連絡しますか？「○○さんの家族さん来られましたよ」とか。
というのもうちの場合、最初は連絡した方が良いのかと連絡していましたが、事務が多忙・現場も多忙で内線に出ない時がある・・・などの理由でそのうちしなくなりました。
すると最近、現場の方から「差し入れを持ってきた方が黙って部屋で食べさせていることがあるから、連絡してほしい」と要望がありました。
差し入れの有無・中身は窓口で確認しては居ますが、その時点で隠し持っていたり、窓口すら素通りして中へ持っていってしまう方もいるのです。
もしも体調や医師の指示によって禁止されている物や、のどに詰まるかもしれないお餅・大福などがあると危険ですよね。
理由はとってもよくわかるのですが・・・
隠し持っているかもしれないということなので、面会来た方全員を現場に連絡しろと言います。
これって必要なんでしょうか？連絡あったからといって徹底できるのでしょうか？
部屋に入ったらわざわざ見に行ったり、持ち物チェックするつもりでしょうか？
持ってない人だったらかなり気分が悪いですよね。
そもそも介護業務が忙しくて内線にさえ出られなかったりするのに・・・
同じ事務の方ならわかってもらえるかもしれませんが、事務もとっても大変ですよね。全ての雑務を押し付けられてストレスが常に爆発してるのに、楽そう・ヒマそうに思われることが多くて嫌になりますよね。
もちろん介護現場が忙しくないと思っているわけではありません。ただ事務がヒマだと思われているのかと悲しくなります。
皆さんの施設はどうですか？補足差し入れに関する注意書きやポスターは、施設のいたるところに貼っています。口頭での説明も、施設開設当初から行っています。
面会時の連絡、本当に必要？ 事務と現場の連携をスムーズにするための第一歩
介護施設の事務員として、日々の業務に追われる中で、面会時の連絡について悩むのは当然のことです。
現場の状況を考えると、すべての面会者に連絡するのは現実的ではないかもしれません。
しかし、入居者様の安全を守るためには、ある程度の対応が必要となるでしょう。
ここでは、あなたの施設に合った最適な方法を見つけるために、具体的なステップと、スムーズな連携を実現するためのヒントをご紹介します。
ステップ1：現状の課題を明確にする
まずは、現状の課題を具体的に把握することから始めましょう。
以下の点をリストアップし、現状を客観的に分析します。
- 連絡体制： 現在の連絡方法（電話、内線、インカムなど）、連絡の頻度、連絡にかかる時間。
- 現場の状況： 現場スタッフの人数、業務の忙しさ、連絡への対応状況。
- 事務の状況： 事務員の人数、担当業務、連絡にかかる時間。
- 入居者様の状況： 食事制限の有無、嚥下機能の状態、アレルギーの有無など。
- 差し入れに関するルール： 差し入れの持ち込み制限、確認方法、注意喚起の方法。
これらの情報を整理することで、問題点と改善点が見えてきます。
例えば、「内線に出られないことが多い」という問題があれば、連絡手段の見直しや、連絡の優先順位をつけるなどの対策を検討できます。
ステップ2：入居者様の安全を守るためのルールを再確認する
入居者様の安全を守るために、差し入れに関するルールを明確にすることが重要です。
以下の点について、改めて確認し、必要に応じて見直しを行いましょう。
- 持ち込み禁止の食品： 医師の指示による食事制限、アレルギー対応、嚥下困難な食品（餅、団子など）の制限。
- 差し入れの確認方法： 窓口での確認、入居者様への確認、家族への説明。
- 緊急時の対応： 万が一、禁止されている食品が持ち込まれた場合の対応（看護師への報告、医師への相談など）。
- 情報共有： 事務、現場、看護師の間での情報共有体制。
これらのルールを明確にし、関係者全員が共有することで、入居者様の安全を守るための体制を強化できます。
ステップ3：事務と現場の連携をスムーズにするための具体的な方法
事務と現場の連携をスムーズにするためには、以下の方法を参考に、あなたの施設に合った方法を検討してください。
1. 連絡手段の見直し
内線電話だけでなく、インカムやチャットツールなど、より効率的な連絡手段を検討しましょう。
例えば、インカムであれば、現場スタッフがすぐに状況を把握できます。
チャットツールであれば、記録が残り、情報共有もスムーズに行えます。
2. 連絡の優先順位をつける
すべての面会者に連絡する必要はありません。
以下のケースでは、優先的に連絡を行うようにしましょう。
- 食事制限のある入居者様： 医師の指示による食事制限がある場合は、必ず連絡し、差し入れの内容を確認する。
- 嚥下機能が低下している入居者様： 嚥下困難な食品（餅、団子など）の持ち込みがないか、確認する。
- アレルギーのある入居者様： アレルギー物質が含まれていないか、必ず確認する。
- その他、特別な配慮が必要な入居者様： 認知症の方など、状況によっては、家族とのコミュニケーションを密にする必要がある場合も。
3. 連絡内容の簡素化
連絡内容を簡素化し、事務員の負担を軽減しましょう。
例えば、「○○様の家族が来訪」というシンプルな連絡で十分な場合もあります。
差し入れの内容を確認する必要がある場合は、その旨を伝えます。
4. 情報共有の徹底
事務と現場の間で、入居者様の情報を共有する体制を整えましょう。
例えば、連絡ノートを作成し、面会者の情報や差し入れの内容を記録します。
定期的に情報交換の場を設けることも有効です。
5. 差し入れに関する注意喚起の強化
差し入れに関する注意喚起を強化し、家族への理解を深めましょう。
以下の方法を参考に、注意喚起を行いましょう。
- ポスターの掲示： 差し入れに関する注意点をまとめたポスターを、施設の入り口や面会場所に掲示する。
- 口頭での説明： 面会時に、差し入れに関する注意点を口頭で説明する。
- パンフレットの配布： 差し入れに関する注意点をまとめたパンフレットを作成し、配布する。
- 家族への説明会： 定期的に家族説明会を開催し、差し入れに関するルールを説明する。
これらの対策により、家族の理解と協力を得やすくなり、入居者様の安全を守るための体制を強化できます。
6. 事務員の負担軽減
事務員の負担を軽減するために、以下の対策を検討しましょう。
- 業務分担の見直し： 事務員の中で、面会対応の担当者を決める。
- マニュアルの作成： 面会対応に関するマニュアルを作成し、業務の標準化を図る。
- ITツールの活用： 連絡や情報共有に、ITツールを活用する。
事務員の負担を軽減することで、業務効率が向上し、ストレスも軽減されます。
ステップ4：成功事例から学ぶ
他の介護施設では、どのような対策を行っているのでしょうか。
以下に、成功事例をいくつかご紹介します。
- 事例1： 連絡ツールをインカムに統一し、現場との連携を強化。事務員は、入居者様の情報や差し入れの内容を記録するノートを作成し、情報共有を徹底。
- 事例2： 差し入れに関するルールを明確にし、家族への説明会を定期的に開催。
差し入れの内容を記録するノートを作成し、看護師と連携して、入居者様の健康状態を把握。 - 事例3： 事務員が、面会対応の担当者を決め、業務の標準化を図る。
連絡内容を簡素化し、事務員の負担を軽減。
これらの事例を参考に、あなたの施設に合った方法を見つけてください。
ステップ5：継続的な改善
一度対策を講じたら終わりではありません。
定期的に効果を検証し、改善を続けることが重要です。
例えば、定期的にアンケートを実施し、入居者様や家族、現場スタッフの意見を聞く。
問題点があれば、改善策を検討し、実行する。
PDCAサイクルを回し、継続的な改善を目指しましょう。
事務のストレス軽減とキャリアアップのために
介護施設の事務員として働くあなたは、多岐にわたる業務をこなし、常に多くのストレスを抱えているかもしれません。
しかし、あなたの仕事は、入居者様の生活を支え、現場のスタッフをサポートする、非常に重要な役割を担っています。
日々の業務の中で、やりがいを感じ、キャリアアップを目指すために、以下の点を意識してみましょう。
- 自己肯定感を高める： 自分の仕事の価値を認識し、自信を持つ。
- スキルアップを目指す： 介護事務に関する知識やスキルを習得する。
- コミュニケーション能力を高める： 現場のスタッフや入居者様、家族とのコミュニケーションを円滑にする。
- 業務改善に取り組む： 業務効率化や、働きやすい環境づくりに積極的に取り組む。
- 情報収集を怠らない： 介護保険制度や関連法規に関する情報を収集し、知識を深める。
これらの点を意識することで、あなたのキャリアはさらに輝きを増すでしょう。
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まとめ：介護施設の事務員として、より良い働き方を目指して
この記事では、介護施設の事務員が抱える面会時の連絡に関する悩みに対し、現状の課題を明確にし、入居者様の安全を守るためのルールを再確認し、事務と現場の連携をスムーズにするための具体的な方法を解説しました。
連絡手段の見直し、連絡の優先順位付け、情報共有の徹底、差し入れに関する注意喚起の強化など、あなたの施設に合った方法を検討し、実践することで、業務効率化と入居者様の安全確保を両立できます。
また、事務員の負担軽減、自己肯定感の向上、スキルアップ、コミュニケーション能力の向上、業務改善への取り組み、情報収集などを意識することで、あなたのキャリアはさらに輝きを増すでしょう。
この記事が、あなたのより良い働き方を実現するための一助となれば幸いです。
介護施設の事務員として、多忙な日々を送るあなた。
この記事を参考に、あなたの施設に合った最適な方法を見つけ、入居者様の安全を守りながら、より働きやすい環境を築いていきましょう。
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