サ責のシフト調整、もう一人で悩まない！ 業務改善と多様な働き方で解決！
サ責のシフト調整、もう一人で悩まない！ 業務改善と多様な働き方で解決！
この記事では、訪問介護事業所のサービス提供責任者（サ責）の皆様が抱える、シフト調整に関するお悩みを解決するための具体的な方法を提案します。特に、
- シフトのヘルパー確認ミスや提供忘れ
- 上司とのコミュニケーションの課題
- 休日や業務時間外の対応による負担
といった問題に焦点を当て、業務改善と多様な働き方を組み合わせた解決策を提示します。この記事を読むことで、あなたは
- シフト管理の効率化
- 負担軽減とワークライフバランスの実現
- より働きやすい職場環境の構築
を目指すことができます。
日頃、多くの業務を抱えているサ責の皆様、シフトの調整などどのようにしているのでしょうか。これまで、シフトのヘルパー確認ミスや提供忘れ、もれなどが相次ぎ、今回、ヘルパーシフトの確認をどのようにしたら、提供忘れ、もれが減るのか検討中です。
方法として。
- 提供前にヘルパーは必ずサ責へ電話をする（サ責1人対応事業所の為、サ責が休日でも電話連絡する）
→あまり、これは納得いかないんですよね。緊急やなんかの場合でサ責への電話連絡ならともかく、毎日の勤務確認をサ責で確認をするって。
上司は、「責任者だから、1分もかからない電話対応だからいいだろう」態度だし。もしかして、休日でも、シフト確認の電話対応するのが当たり前なのかな。
- サ責が勤務で対応できる際は、サ責で確認。サ責がいない場合（休日や外出など）は、常勤介護員と確認。
→本来はこの方がいいと思うのですが、うちの事業所の常勤介護員の業務は、訪問提供時間帯以外は、施設の養護棟のお手伝いをしている為、「忙しいから無理」というのです。
訪問介護員なので、訪問業務優先だと思うのですが。上司も、養護棟を手伝うのは当たり前だと思っている為「それは出来ない」というし。やっぱし、サ責対応がいいのかな。
- その他、何かいい案ありませんか。
本当の困っています。
サ責の立場ですが、上司に「電話対応するのはサ責の仕事だからしかたない」と言われ、毎日の日課のようなものを休日にまで電話対応していたら、私はいつ心、休まるんであろうと思います・・・。今では、電話がなるのが怖くて、対応するのに少し躊躇してしまう自分がまた怖くて・・・気がおかしくなりそうです。
だれか、よいアドバイスをください。
問題の本質：サ責の負担増加と、その解決策
ご相談ありがとうございます。サ責の皆様が抱えるシフト調整に関する問題は、非常に深刻です。ヘルパーの確認ミスや提供漏れを防ぐために、様々な方法を模索されていることと思います。しかし、現状の方法では、サ責の方の負担が増加し、心身ともに疲弊してしまう可能性があります。
今回の相談内容を拝見し、問題の本質は以下の3点にあると考えられます。
- 業務の集中： サ責への業務集中により、負担が増加している。
- コミュニケーション不足： 上司や同僚との連携がうまくいかず、孤立感を感じている。
- 働き方の固定化： シフト調整の方法が固定化されており、柔軟な対応ができていない。
これらの問題に対して、本記事では、
- シフト管理システムの導入
- 役割分担の見直し
- 上司との建設的なコミュニケーション
- 多様な働き方の検討
といった具体的な解決策を提案します。これらの解決策を通じて、サ責の皆様が抱える負担を軽減し、より働きやすい環境を構築することを目指します。
ステップ1：シフト管理システムの導入による効率化
まず最初に取り組むべきは、シフト管理システムの導入です。紙やExcelでのシフト管理は、どうしても人的ミスが発生しやすく、確認作業にも時間がかかります。シフト管理システムを導入することで、以下のメリットが得られます。
- ミスの削減： シフトの入力ミスや、ヘルパーへの連絡漏れを防止できます。
- 情報共有の効率化： シフト情報をリアルタイムで共有できるため、ヘルパーや上司との情報伝達がスムーズになります。
- 業務時間の短縮： シフト作成や調整にかかる時間を大幅に短縮できます。
- 記録の可視化： 過去のシフト情報を簡単に確認できるため、分析や改善に役立ちます。
シフト管理システムを選ぶ際には、以下の点を考慮しましょう。
- 使いやすさ： 直感的に操作できるインターフェースであること。
- 機能性： シフト作成、ヘルパーへの連絡、勤怠管理など、必要な機能が揃っていること。
- 費用： 導入費用や月額料金が、予算に見合っていること。
- サポート体制： 導入後のサポートが充実していること。
具体的なシステムとしては、以下のようなものがおすすめです。
- freee人事労務： 勤怠管理、給与計算、人事管理など、幅広い機能が利用できます。
- ジンジャー： シフト管理に特化した機能が充実しており、使いやすいと評判です。
- シフオプ： 介護事業に特化したシフト管理システムで、使いやすさに定評があります。
これらのシステムを導入することで、シフト管理に関する業務を大幅に効率化し、サ責の負担を軽減することができます。
ステップ2：役割分担の見直しによる負担軽減
次に、役割分担を見直すことで、サ責への業務集中を解消し、負担を軽減しましょう。現状では、サ責がシフト管理、ヘルパーへの連絡、利用者対応など、多くの業務を一人で抱えている状態です。これを改善するために、以下の点を検討しましょう。
- ヘルパーへの権限委譲： ヘルパー自身がシフトを確認し、変更が必要な場合は、サ責に直接連絡するような仕組みを導入します。これにより、サ責への電話連絡の頻度を減らすことができます。
- 常勤介護職員との連携強化： 常勤介護職員に、シフト確認やヘルパーへの連絡の一部を分担してもらいます。ただし、養護棟の業務との兼ね合いを考慮し、無理のない範囲で分担することが重要です。
- 事務スタッフの活用： 事務スタッフがいる場合は、シフト管理システムの入力や、ヘルパーへの連絡業務などを分担してもらいます。
- 上司への相談： 上司に、業務分担の見直しについて相談し、協力を仰ぎます。上司の理解と協力が得られれば、よりスムーズに役割分担を進めることができます。
役割分担を進める際には、以下の点に注意しましょう。
- 明確な役割分担： 各担当者の役割を明確にし、責任の所在を明確にします。
- 十分な情報共有： シフトに関する情報は、関係者間でリアルタイムに共有します。
- 定期的な見直し： 役割分担は、状況に応じて見直しを行い、常に最適な状態を維持します。
役割分担を見直すことで、サ責の負担を軽減し、より働きやすい環境を構築することができます。
ステップ3：上司との建設的なコミュニケーション
上司とのコミュニケーション不足も、サ責の負担増加につながる大きな要因です。上司に相談しても、「責任者だから仕方ない」という態度を取られるとのことですが、諦めずに、建設的なコミュニケーションを試みましょう。
- 現状の課題を具体的に伝える： 現在抱えている問題点（電話対応による負担、休日出勤の頻度など）を、具体的に説明します。データや事例を交えて説明することで、上司の理解を得やすくなります。
- 解決策を提案する： シフト管理システムの導入や、役割分担の見直しなど、具体的な解決策を提案します。上司に丸投げするのではなく、主体的に問題解決に取り組む姿勢を示すことが重要です。
- 協力体制を求める： 解決策を実行するために、上司の協力が必要な点を明確に伝えます。例えば、「シフト管理システムの導入費用を支援してほしい」「常勤介護職員との連携を円滑に進めるために、指示を出してほしい」など、具体的な協力を求めます。
- 定期的な報告と相談： 問題解決の進捗状況を定期的に報告し、必要に応じて相談を行います。上司との継続的なコミュニケーションを通じて、信頼関係を築き、より良い関係性を構築します。
上司とのコミュニケーションを円滑に進めるためには、以下の点に注意しましょう。
- 感情的にならない： 感情的にならず、冷静に問題点を説明し、解決策を提案します。
- 相手の立場を理解する： 上司の立場や考え方を理解し、建設的な対話を目指します。
- 感謝の気持ちを伝える： 協力してくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えます。
上司との建設的なコミュニケーションを通じて、問題解決への道筋をつけ、より働きやすい環境を構築することができます。
ステップ4：多様な働き方の検討：負担軽減とワークライフバランスの実現
サ責の負担を軽減し、ワークライフバランスを実現するためには、多様な働き方を検討することも重要です。現状では、シフト調整が固定化されており、柔軟な対応ができない状況です。これを改善するために、以下の点を検討しましょう。
- テレワークの導入： シフト管理やヘルパーへの連絡など、一部の業務をテレワークで行えるようにします。これにより、移動時間の削減や、自宅での業務が可能になり、負担を軽減できます。
- 時短勤務の導入： 勤務時間を短縮し、負担を軽減します。上司に相談し、時短勤務の制度を利用できるか検討します。
- フレックスタイム制度の導入： 始業時間や終業時間を柔軟に調整できるフレックスタイム制度を導入します。これにより、自分の生活スタイルに合わせて、働き方を選ぶことができます。
- 副業の検討： 本業に支障がない範囲で、副業を検討します。副業を通じて、収入を増やしたり、新しいスキルを習得したりすることができます。
多様な働き方を検討する際には、以下の点に注意しましょう。
- 会社の制度を確認する： 会社の制度を確認し、利用できる制度がないか確認します。
- 上司に相談する： 上司に相談し、多様な働き方の導入について、理解と協力を求めます。
- 自己管理能力を高める： 多様な働き方をするためには、自己管理能力が重要になります。
多様な働き方を検討することで、負担を軽減し、ワークライフバランスを実現することができます。
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ステップ5：成功事例から学ぶ
実際に、シフト調整に関する問題を解決し、働きやすい環境を構築した事業所の成功事例を紹介します。これらの事例から学び、自社の状況に合わせて、改善策を検討しましょう。
- 事例1：シフト管理システムの導入による効率化
ある訪問介護事業所では、紙とExcelでシフト管理を行っていましたが、ヘルパーの確認ミスや、シフト作成に時間がかかるという課題を抱えていました。そこで、シフト管理システムを導入したところ、シフト作成時間が大幅に短縮され、ヘルパーへの連絡ミスも減り、業務効率が向上しました。さらに、ヘルパーからも「シフトが分かりやすくなった」という声が上がり、満足度も向上しました。
- 事例2：役割分担の見直しによる負担軽減
別の訪問介護事業所では、サ責がすべての業務を抱え込んでおり、負担が大きくなっていました。そこで、ヘルパーにシフトの確認を任せ、常勤介護職員に、記録業務の一部を分担してもらうようにしました。その結果、サ責の業務負担が軽減され、残業時間も減り、ワークライフバランスが改善されました。
- 事例3：上司とのコミュニケーションによる問題解決
ある訪問介護事業所のサ責は、上司に相談しても、なかなか理解を得られず、孤立感を感じていました。そこで、現状の課題を具体的に説明し、解決策を提案し、上司の協力を求めました。その結果、上司の理解が得られ、シフト管理システムの導入や、業務分担の見直しが実現し、働きやすい環境を構築することができました。
ステップ6：専門家からのアドバイス
最後に、キャリアコンサルタントや、介護事業に詳しい専門家からのアドバイスを紹介します。専門家の視点を取り入れることで、より効果的な問題解決につながります。
- キャリアコンサルタントからのアドバイス：
「サ責の皆様は、非常に責任感が強く、真面目な方が多いです。しかし、一人で抱え込まず、周囲に相談し、協力を求めることも重要です。上司とのコミュニケーションを密にし、問題解決に向けて、積極的に行動しましょう。また、多様な働き方を検討し、ワークライフバランスを重視することも大切です。」
- 介護事業に詳しい専門家からのアドバイス：
「シフト管理は、介護事業の運営において、非常に重要な要素です。シフト管理システムを導入し、業務効率を向上させることが、質の高いサービス提供につながります。また、ヘルパーの意見を取り入れ、働きやすい環境を構築することも、人材確保につながります。」
まとめ：より良い未来のために
この記事では、訪問介護事業所のサ責の皆様が抱えるシフト調整に関する問題を解決するための具体的な方法を提案しました。シフト管理システムの導入、役割分担の見直し、上司との建設的なコミュニケーション、多様な働き方の検討など、様々な解決策を提示しました。
これらの解決策を実行することで、
- シフト管理の効率化
- 負担軽減とワークライフバランスの実現
- より働きやすい職場環境の構築
を目指すことができます。問題解決には時間がかかるかもしれませんが、諦めずに、一つずつ取り組んでいきましょう。そして、より良い未来のために、積極的に行動していきましょう。
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