事務未経験から始める！倒産寸前の会社で必要な事務仕事と、今すぐできること
事務未経験から始める！倒産寸前の会社で必要な事務仕事と、今すぐできること
この記事では、事務未経験の方が、倒産寸前の会社で直面する可能性のある事務仕事について、具体的な対応策と、今すぐできる準備について解説します。社長の入院という緊急事態の中で、事務経験がないにも関わらず、実質的に事務業務を一人で担うことになったあなたの不安を解消し、スムーズに業務を進められるよう、具体的なアドバイスを提供します。
職場が自分と上司(社長)だけの会社です。私がパートで勤めている会社(事業縮小している途中です)で今月の初め、社長が突然の入院で、(只今寝たきりで、自分でごはんが食べられない状態)代理人(社長のお姉さん)によると、いずれは会社の仕事をたたむことになると思います。そこで、(今、依頼されている仕事もあるため仕事をたたむまで)半年位の期間だと思いますが事務仕事をやる事になりました。事務経験が一切ない私に、皆様から見れば些細な事かもしれませんが教えてください。
○社長入院の為一時保留になっている赤伝(取引先は９月決算です)は日付や備考欄内も赤で書いた方がいいのでしょうか？社長印は無いので、会社印を押したのみで送付して良いのでしょうか？
○電話とFAXではどんな用件ならFAX 対応でどれくらいなら電話対応にしますか？
○事務仕事のやり方(？)を誰に聞いたら良いのでしょうか？面識のある人で経験者なら誰でもいいのか、それとも取引先などで事情を知っている方が良いのでしょうか？赤伝の書き方を(パソコンを持っていないため)仕事時間中に携帯で調べてたら、仕事をサボっているような気がしてしまい先に進みません。
他にも『これに気を付けた方がいい。』や、『準備しておいた方がいい』物などありましたら教えてください。よろしくお願いします。
カテゴリーが違っていたら申し訳ありません。補足そうですね。冷静に考えてみると聞く相手が違いますね。社長がICUに入り、仕事の段取りも取引先とのやりとりも教えてもらってなかったので、私自身頭が混乱してて…。誰でもいいから何をすべきか教えて欲しかっただけなんです…。代理人も事務関係は疎いとの事で、実質私に丸投げ状態です。
1. 現状の整理と優先順位の設定
まず、状況を整理し、何から手をつければ良いのか、優先順位を明確にすることが重要です。社長の入院という緊急事態と、会社の状況を考慮すると、目の前の業務をこなすだけでなく、将来的なことまで見据えた行動が求められます。
1-1. 現状の把握
- 業務の棚卸し: 現在、具体的にどのような業務を任されているのか、リストアップしましょう。取引先とのやり取り、請求書の発行、入金管理、電話対応など、細かく洗い出すことが重要です。
- 関係者の確認: 代理人（社長のお姉さん）との連携を密にし、会社の現状や今後の見通しについて情報共有を徹底しましょう。また、取引先との連絡もスムーズに行えるよう、担当者の連絡先などを確認しておきましょう。
- 利用可能なリソースの確認: 会社にある備品（パソコン、プリンター、電話など）や、利用できるソフト（会計ソフト、顧客管理システムなど）を確認しましょう。
1-2. 優先順位の設定
洗い出した業務の中から、以下の基準で優先順位をつけましょう。
- 緊急度: 今すぐ対応が必要な業務（例：支払期日が迫っている請求書の処理）を優先します。
- 重要度: 会社の存続に関わる重要な業務（例：取引先との関係維持）を優先します。
- 対応の容易さ: すぐにできること、情報収集が容易なことから着手します。
2. 具体的な事務業務への対応
次に、具体的な事務業務への対応について解説します。未経験でも、一つ一つ丁寧にこなしていくことで、必ず道は開けます。
2-1. 赤伝の処理
赤伝（返品や値引きなどにより、売上を減額する際に発行する書類）の処理は、取引先の会計処理に影響するため、正確かつ迅速に対応する必要があります。
- 赤字での記載: 赤伝は、通常、赤字で記載します。これは、会計上、マイナス（減額）であることを示すためです。
- 日付と備考欄: 日付は、赤伝を発行する日付を記載します。備考欄には、赤伝を発行する理由（例：返品、値引き、数量不足など）を具体的に記載します。
- 会社印の押印: 社長印がない場合は、会社印を押印することで問題ありません。会社印は、会社の正式な印鑑として認められています。
- 取引先への送付: 赤伝は、取引先に速やかに送付しましょう。送付方法としては、郵送、FAX、または電子メール（PDFファイルなど）が考えられます。
- 記録の保管: 赤伝の控えを必ず保管しておきましょう。会計処理の際に必要となります。
2-2. 電話とFAXの使い分け
電話とFAXの使い分けは、効率的なコミュニケーションを図る上で重要です。
- FAXでの対応:
- 書類の送受信（請求書、納品書、見積書など）
- 定型的な連絡（例：注文内容の確認、納期確認など）
- 電話での対応:
- 緊急性の高い連絡（例：トラブル発生時の連絡）
- 複雑な内容の相談（例：価格交渉、クレーム対応など）
- 対面でのコミュニケーションが必要な場合
- FAXの活用: パソコンがない状況では、FAXは非常に有効なツールです。手書きの書類をFAXで送受信したり、印刷して内容を確認したりできます。
- 電話対応のポイント: 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の状況を把握し、的確な情報伝達を心がけましょう。
2-3. 情報収集と学習
事務経験がない場合、情報収集と学習は不可欠です。焦らず、一つ一つ知識を身につけていきましょう。
- インターネット検索: 赤伝の書き方、電話対応の仕方など、疑問に思ったことは積極的に検索しましょう。多くの情報が無料で公開されています。
- 書籍の活用: 事務に関する入門書や、ビジネス文書の書き方に関する書籍などを参考にしましょう。
- 周囲への相談: 信頼できる人に相談することも重要です。取引先の担当者や、以前事務経験のある知人などに、アドバイスを求めてみましょう。
- オンライン講座: 隙間時間を活用して、オンライン講座を受講することも有効です。事務スキルに関する基礎知識を効率的に学ぶことができます。
3. 事務仕事を進める上での注意点と準備
事務仕事を円滑に進めるためには、いくつかの注意点と、事前に準備しておくべきことがあります。
3-1. 仕事を進める上での注意点
- 自己判断を避ける: 重要な判断が必要な場合は、必ず代理人（社長のお姉さん）に相談しましょう。
- 記録の徹底: 業務の進捗状況や、取引先とのやり取りの内容を記録しておきましょう。
- 情報共有: 代理人や、必要に応じて取引先と、積極的に情報共有を行いましょう。
- 無理をしない: 抱え込まず、困ったことがあれば、周囲に相談しましょう。
- 自己肯定感を保つ: 未経験の業務に挑戦することは大変ですが、一つ一つ丁寧にこなしていくことで、必ず自信につながります。
3-2. 準備しておくと良いもの
- 文房具: 筆記用具、電卓、ホッチキス、クリップなど、事務作業に必要な文房具を揃えておきましょう。
- ファイル: 書類を整理するためのファイルや、クリアファイルを用意しておきましょう。
- メモ帳: 電話対応の際にメモを取るためのメモ帳を用意しておきましょう。
- 印鑑: 会社印の他に、認印も用意しておくと便利です。
- ビジネス文書のテンプレート: 請求書、見積書、領収書などのテンプレートを、あらかじめ用意しておくと、業務がスムーズに進みます。
4. パソコンがない場合の事務処理の工夫
パソコンがない状況でも、工夫次第で事務処理は可能です。ここでは、具体的な方法を紹介します。
- 手書きでの対応: 請求書や納品書など、手書きで作成できるものは、手書きで対応しましょう。
- スマートフォンの活用: スマートフォンのアプリを活用して、書類作成や、データの入力を行いましょう。
- FAXの活用: 書類をFAXで送受信したり、印刷して内容を確認したりできます。
- 外部サービス: パソコンがない場合でも、クラウドサービスや、オンラインストレージなどを利用することで、データの共有や、バックアップが可能です。
5. 今後のキャリアを考える
今回の経験は、あなたのキャリアにとって大きな転換点となる可能性があります。事務経験を積むことで、あなたの市場価値は高まります。今後のキャリアについて、じっくりと考えてみましょう。
- 自己分析: 自分の強みや、興味のある分野を分析しましょう。
- キャリアプランの作成: 将来的にどのようなキャリアを築きたいのか、具体的な目標を設定しましょう。
- スキルアップ: 事務スキルだけでなく、コミュニケーション能力や、問題解決能力など、様々なスキルを磨きましょう。
- 転職活動: 転職を検討する場合は、求人情報を収集し、自分に合った企業を探しましょう。
今回の経験を活かし、あなたのキャリアをさらに発展させていくことを願っています。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
6. まとめ
事務未経験の方が、倒産寸前の会社で事務業務を担うことは、大変な挑戦です。しかし、状況を冷静に分析し、一つ一つ丁寧に対応していくことで、必ず乗り越えることができます。今回の経験を活かし、あなたのキャリアをさらに発展させていくことを願っています。
このQ&A記事が、あなたの抱える問題解決の一助となれば幸いです。頑張ってください！
“`