デイサービスの連絡帳、どこまで書いてもらう？介護のプロが教える、情報共有のコツ

この記事では、デイサービスを利用するご家族が抱える「連絡帳の情報が分かりにくい」という悩みに焦点を当て、介護現場での情報共有の現状と、より詳細な情報を受け取るための具体的な方法を解説します。介護施設との円滑なコミュニケーションを通じて、ご家族が安心してサービスを利用できるよう、役立つ情報を提供します。

デイサービスに勤務している方にお聞きします。義父（要介護１脳梗塞の後遺症で軽い右麻痺あり）が週に２回デイサービスに通っています。同居はしていないので、月に１度顔を出す折に、デイサービスでの様子が知りたく連絡帳を見ますが、活動の所には「コミュニケーション」としてあるだけで、よくわかりません。微熱があったとか、入浴は拒否だった等は書いてあるのですが・・・もっと具体的に記入してほしいとお願いしようか迷っていますが、皆さんはどこまで利用者の一日の活動を書いていますか？時間がないのでしょうか？父に聞くと、「計算問題をして、昼寝をした。」と言います。

介護施設を利用する際、ご家族が最も気になることの一つが、利用者の日々の様子です。特に、遠方に住んでいたり、頻繁に面会できない場合は、デイサービスでの活動内容がどの程度把握できるのか、不安に感じる方も少なくありません。連絡帳は、その不安を解消し、安心感を得るための重要なツールです。しかし、記載内容が抽象的で、具体的にどのような活動が行われているのか分かりにくいと感じることもあるでしょう。この記事では、そのような疑問にお答えし、デイサービスとのより良いコミュニケーションを実現するためのヒントを提供します。

1. デイサービスの連絡帳：現状と課題

デイサービスの連絡帳は、利用者の健康状態や活動内容を記録し、ご家族と情報共有するための重要なツールです。しかし、実際の運用においては、いくつかの課題が存在します。

記載内容の具体性： 多くの連絡帳では、活動内容が「レクリエーション」や「コミュニケーション」といった抽象的な言葉で表現されることがあります。これでは、具体的にどのような活動が行われたのか、利用者がどのように過ごしたのかを把握することが難しくなります。
記録者の負担： デイサービスのスタッフは、利用者のケアに加え、記録業務も行っています。限られた時間の中で、詳細な記録を残すことは、スタッフにとって大きな負担となる場合があります。
情報伝達の不足： 連絡帳の記載内容が十分であっても、ご家族に情報が十分に伝わらないこともあります。例えば、連絡帳を読まない、または読んでも内容を理解できないといったケースです。

2. デイサービスが連絡帳に記載すべき内容

より詳細な情報共有を実現するためには、デイサービスが連絡帳に記載すべき内容を明確にする必要があります。以下は、具体的な記載内容の例です。

健康状態： 体温、血圧、脈拍などのバイタルサイン、服薬状況、体調の変化（咳、鼻水、発熱など）
食事： 食事内容、摂取量、摂取方法（介助の有無）、嚥下状態
排泄： 排尿・排便の回数、量、性状、排泄時の様子（自力排泄の可否、便秘の有無など）
入浴： 入浴の有無、入浴時の様子、拒否の有無、介助の程度
活動内容： レクリエーションの種類、内容、参加状況、利用者の反応（楽しそうにしていたか、集中していたかなど）
コミュニケーション： 他の利用者やスタッフとの交流、会話の内容、表情
その他： 特記事項（転倒、怪我、急な体調変化など）、ご家族への伝達事項

3. ご家族がデイサービスに求めるべき情報

ご家族は、連絡帳を通じて、利用者の日々の様子を詳細に把握したいと考えています。そのため、以下の情報をデイサービスに求めることができます。

具体的な活動内容： レクリエーションの種類だけでなく、内容や目的、利用者の参加状況などを具体的に記載してもらう。
個別の対応： 利用者の個性や状態に合わせた個別ケアの内容、対応方法などを記載してもらう。
写真や動画： 活動の様子を写真や動画で記録し、共有してもらうことで、より具体的な情報が得られる。
定期的な面談： 連絡帳だけでは伝えきれない情報を、定期的な面談を通じて共有してもらう。
緊急時の対応： 体調不良や事故が発生した場合の対応について、詳細な報告を受ける。

4. デイサービスとのコミュニケーションを円滑にする方法

デイサービスとの良好なコミュニケーションを築くことは、情報共有を円滑に進めるために不可欠です。以下の方法を参考に、積極的にコミュニケーションを図りましょう。

積極的に質問する： 連絡帳の内容について疑問点があれば、遠慮なく質問しましょう。電話や面会を通じて、直接スタッフに質問することもできます。
要望を伝える： 連絡帳の記載内容について、改善してほしい点があれば、具体的に伝えましょう。例えば、「レクリエーションの内容をもっと詳しく知りたい」など、具体的に伝えることが重要です。
感謝の気持ちを伝える： スタッフの努力に対して、感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築くことができます。
定期的な面会： 定期的にデイサービスを訪問し、利用者の様子を直接確認しましょう。面会の際には、スタッフとの情報交換も行いましょう。
連絡手段の確保： 緊急時に連絡が取れるように、デイサービスの連絡先を確実に把握しておきましょう。また、ご自身の連絡先も伝えておくことが重要です。

5. 連絡帳の記載を充実させるための具体的な提案

連絡帳の記載内容を充実させるためには、デイサービスとご家族が協力し、具体的な取り組みを行うことが重要です。以下に、具体的な提案をいくつか紹介します。

フォーマットの見直し： デイサービスは、連絡帳のフォーマットを見直し、より詳細な情報を記載できるような形式に改善することを検討しましょう。例えば、活動内容について、具体的な項目を設けるなど工夫できます。
記録時間の確保： スタッフが記録に時間を割けるように、業務体制を見直す必要があります。記録に特化したスタッフを配置することも有効です。
情報共有ツールの活用： 連絡帳に加えて、写真や動画、SNSなどを活用して、情報共有の幅を広げましょう。
研修の実施： スタッフに対して、情報共有に関する研修を実施し、記録の重要性や具体的な記載方法について理解を深めましょう。
ご家族との連携： ご家族との連携を強化し、情報共有に関する要望や意見を積極的に聞き入れましょう。

6. 成功事例：情報共有が改善されたケーススタディ

実際に、情報共有が改善されたデイサービスの事例を紹介します。これらの事例から、具体的な改善策と、その効果について学びましょう。

事例1：写真付き連絡帳の導入
あるデイサービスでは、連絡帳に加えて、利用者の活動の様子を写真で記録し、共有する取り組みを行いました。写真を見ることで、ご家族は利用者の表情や活動の様子をより具体的に把握できるようになり、安心感が高まりました。また、写真を通じて、スタッフとご家族のコミュニケーションも活発になり、良好な関係が築かれました。
事例2：個別面談の実施
別のデイサービスでは、月に一度、ご家族との個別面談を実施し、連絡帳だけでは伝えきれない情報を共有する取り組みを行いました。面談では、利用者の生活状況や健康状態について詳しく説明し、ご家族からの質問にも丁寧に答えました。この取り組みにより、ご家族はデイサービスへの信頼感を深め、安心してサービスを利用できるようになりました。
事例3：情報共有アプリの導入
あるデイサービスでは、情報共有アプリを導入し、連絡帳に加えて、写真や動画、メッセージなどを共有する取り組みを行いました。アプリを通じて、ご家族はリアルタイムで利用者の様子を知ることができ、デイサービスとのコミュニケーションもスムーズになりました。また、アプリには、ご家族からのメッセージをスタッフが確認できる機能もあり、相互理解を深めることにもつながりました。

7. 専門家からのアドバイス：より良い情報共有のために

介護の専門家は、デイサービスにおける情報共有の重要性を強調し、より良い情報共有を実現するためのアドバイスを提供しています。

情報共有は、質の高い介護サービスの基盤： 専門家は、情報共有が、質の高い介護サービスを提供する上で不可欠であると述べています。情報共有を通じて、ご家族は利用者の状態を正確に把握し、安心してサービスを利用することができます。
ご家族のニーズを理解する： 専門家は、ご家族のニーズを理解し、それに合わせた情報提供を行うことが重要であると述べています。ご家族がどのような情報を求めているのかを把握し、それに応えるように努力することが大切です。
多職種連携の重要性： 専門家は、デイサービスのスタッフだけでなく、医師や看護師、理学療法士など、多職種が連携して情報共有を行うことが重要であると述べています。
継続的な改善： 専門家は、情報共有は一度行えば終わりではなく、継続的に改善していく必要があると述べています。定期的に情報共有の状況を評価し、改善点を見つけていくことが大切です。

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8. まとめ：デイサービスとの連携を強化し、安心できる介護を

この記事では、デイサービスの連絡帳に関する疑問や課題について解説し、より良い情報共有を実現するための具体的な方法を提案しました。連絡帳の記載内容を充実させ、ご家族とのコミュニケーションを円滑にすることで、利用者の安心感を高め、質の高い介護サービスを提供することができます。

具体的には、以下の点を意識しましょう。

連絡帳の記載内容を具体的にする： 活動内容、健康状態、個別ケアの内容などを詳細に記載しましょう。
ご家族からの要望を積極的に聞く： 連絡帳の改善点や、知りたい情報を把握し、情報共有に活かしましょう。
コミュニケーションを密にする： 電話や面会、写真共有などを通じて、積極的にコミュニケーションを図りましょう。
専門家のアドバイスを参考に、改善を続ける： 専門家の意見を参考に、情報共有の質を向上させましょう。

デイサービスとご家族が協力し、情報共有を強化することで、利用者は安心してサービスを利用でき、ご家族も安心感を得ることができます。この記事が、その一助となれば幸いです。

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